SPT - IL SISTEMA DI ACCETTAZIONE - LA GESTIONE CENTRALIZZATA

Nell'ottica di automatizzare il più possibile i processi è stato messo nelle varie funzionalità per la comunicazione delle competenze accessorie la possibilità di inviare flussi massivi di dati evitando quindi la parte che impegna gli operatori nell'inserimento dei dati, questa è una funzionalità che sarà consentita alle amministrazioni centrali, laddove soprattutto fossero dotati di sistemi di gestione risorse umane automatici.
Perchè questo? perchè in questi casi qui, la possibilità di estrarre informazioni, ad esempio sullo straordinardio da una banca dati di gestione HR in base a flussi codificati e pre-determinati crea la possibilità per l'amministrazione con un'unica operazione di inviare lo straordinario per un mese per tutti i dipendenti sia centrali che periferici.
Anche questa funzione è complementare ad altre funzionalità più puntuali che saranno rilasciate, invece, anche agli uffici periferici, POS o non POS che siano, in ottica generale la comunicazione di somme accessorie dovute ai singoli dipendenti determina in SPT la possibilità di poter pre-calcolare la spesa relativa, la spesa complessiva quindi, come accennava la d. ssa Damiotti, il lordo stato.
Questo perchè? Questo, ovviamente, trattandosi di competenze accessorie, che vanno ad incidere sulla dotazione finanziaria sul singolo punto ordinante della spesa è necessario per evitare sfondamenti di budget e di assegnazioni e comunque sarebbero inibiti dai controlli automatici dei sistemi. Quindi dal momento in cui un POS dovesse richiedere alla ragioneria l'autorizzazione di un pagamento complessivo lordo stato superiore allo stanziamento, diciamo, al piano di riparto, alla quota parte assegnata sul sistema spese in automatico la richiesta sarà respinta. 
Tornando al discorso dei flussi centralizzati questi verranno gestiti tramitre dei file in formato XML  e dovranno essere pre-compilati seguendo le opportune specifiche che sono già pubblicate sul sito SPT, da sistemi di gestione HR o da sistemi di cui si è dotata l'amministrazione per la determinazione del quantum sia per le comunicazioni a quantità degli straordinari, sia per quanto riguarda gli importi, tipo del F.U.A e cose del genere. Quello che potrà essere fatto, quindi, con quella funzione è un up-load del file XML, quindi l'acquisizione del file, il sistema in automatico all'interno del file ricerca o meglio raggruppa in elenchi omogenei il contenuto del file. Che significa? Che con un singolo file si possono trasmettere le informazioni relative a tutti gli amministrati che possono gravare su più capitoli, su più piani gestionali, su più tipi di compenso, su più province, su più periferie. Ovviamente tutto questo deve essere dal sistema poi ricondotto all'unità elementare elaborabile, che è l'elenco omogeneo per capitolo, piano gestionale e consentirà, quindi, sia la possibilità di una gestione sia centralizzata sia delocalizzata. Quindi, diciamo,nel momento in cui, l'operatore centrale, abilitato al caricamento di file da sistemi centrali, carica il file, poi ha la possibilità  di dire al sistema "all'interno di questo file verranno costituiti n° elenchi diversi e potranno essere approvati tutti quanto da centro se il centro in quel caso è il POS per l'intero compenso; vi faccio un esempio, all'interno del MEF per quanto riguarda il FUA viene liquidato centralmente, determinato e calcolato in base alle presenze quindi in base ai sistemi di gestione HR viene determinato il quantum per dipendente e viene liquidato con un'unica comunicazione e la dotazione finanziaria del FUA è assegnata ad un unico ufficio centrale anche per gli uffici periferici quindi in questo caso il tipo di autorizzazione sarà tutta centrale viceversa in altre situazioni tipo lo straordinario viene si determinato centralmente da sistemi di gestione risorse umane ma la dotazione finanziaria è sul singolo ufficio periferico diciamo che il caricamento del file può essere fatto dall'operatore centrale che poi suddivide gli elenchi e poi con un tipo di approvazione delocalizzata invia a tutti i POS relativi a quel tipo di compenso che grava sul piano gestionale la propria quota parte da verificare, autorizzare e inviare alla ragioneria generale.

le funzionalità anche qui abbiamo cercato di renderle più semplice possibili, attraverso questo pulsante "sfoglia" si ricerca il nome del file che deve essere caricato. La possibilità di selezionare quindi il tipo di approvazione deve essere decentrata o meno il che significa che una volta acquisito il file il sistema spacchetta in tanti elenchi da inviare ciascuno al POS di competenza oppure con approvazione centrale il che significa che il POS di competenza è la stessa amministrazione centrale quindi l'intero pacchetto deve essere poi verificato e inviato in ragioneria a nome del POS centrale.

Con questa funzione c'è poi la possibilità di verificare eventuali anomalie nell'elaborazione quindi eventuali scarti dell'elaborazione, quindi un codice fiscale inesistente in SPT piuttosto che un errore di merito nella comunicazione quindi selezionando il file, facendo una ricerca di tutti i file trasmessi si può entrare nel merito, come il sistema ha spacchettato il file in n° elenchi di competenza di ciascun POS con diciamo questo semaforino verde vi viene evidenziato che quell'elenco non ha subito scarti, nel caso contrario il semaforino sarebbe rosso, entrare nel merito del motivo dello scarto o del motivo dell'incongruenza, intervenire eventualmente e riproporre al sistema il dato corretto.  

Può arrivare ovviamente a sprofondare a livello di singolo amministrato o di singolo  importo, successivamente, questo diciamo è il livello di dettaglio più spinto,una volta effettuate le verifiche fa l'approvazione soprattutto se si tratta di un file per il quale l'operatore che sta caricando il file non è responsabile anche dell'invio in RGS che è l'operazione successiva che è la quarta fase che conclude il processo, per il quale tutti gli elenchi generati dal caricamento di quel file vengono inviati a ragioneria per il controllo sia di capienza che di merito.

Un piccolo inciso su quanto aveva anticipato la d.ssa Lotti rispetto alla nuova forma grafica dell'applicazione. Nell'area notifiche che via aveva accennato, in realtà serve perchè come dimostrato anche dalla giornata di oggi si tratta di un processo che ha un inizio e una fine all'interno del quale sono coinvolti diversi interlocutori, quali visti soprattutto i tempi previsti sia dall'operatività delle amministrazioni, sia dai sistemi sia dalle chiusure, ovviamente i tempi possono diventare critici per cui la tempestiva notifica all'interlocutore successivo, diciamo, all'attore successivo del processo, è la carta vincente per portare a termine il processo nei tempi consentiti dalla liquidazione senza ritardi  che possano poi generare malcontenti.  
Questa parte delle notifiche viene fuori dall'analisi di un processo  di work-flow quindi di un processo che è stato inserito all'interno del sistema per il quale ogni operazione è collegata alla successiva fino alla definitiva approvazione e per cui ogni attore coinvolto nel processo viene avvisato nel momento in cui la fase precedente è stata terminata dall'attore responsabile dell'attività e adesso è in carico a lui. Questo sistema di notifiche è sia visualizzabile nell'area notifiche sia a questo sistema notifiche abbiamo agganciato tutto un sistema di invio e-mail, quindi diciamo uno dei presupposti fondamentali per garantire la tempestività e la corretta gestione delle notifiche è la manutenzione dell'informazione relativa ai recapiti dei singoli attori. Quindi nel momento in cui ogni utente sarà identificato con un proprio ruolo dovrà fornire un proprio recapito, o indirizzo e-mail o sms di telefonini, ect ect... per consentire al sistema oltre di far vedere nell'area notifiche anche inviare sul supporto prescelto l'avviso che è arrivato un elenco da lavorare, è arrivato un elenco da approvare, è tornata l'approvazione dalla ragioneria e quindi tutto il processo si conclude in maniera tempestiva.